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Tres claves para teletrabajar de forma eficaz

Comparto este articulo de Harvard Business Review en español. El enlace original ya no está activo, por lo que replico la información sobre el teletrabajo.
Se destacan tres recomendaciones para lograr el éxito en esta modalidad:
  1. Tener un horario
  2. Tener una estructura de trabajo
  3. Poner límites a su trabajo y su relación con los demás.

Sin tener que desplazarse cada día. Sin reuniones espontáneas. Sin código de vestimenta. El teletrabajo puede parecer un sueño, hasta que las obligaciones personales se interponen en el camino. Estas distracciones son fáciles de ignorar en una oficina, pero en casa puede ser difícil establecer un límite entre el tiempo personal y el profesional.
Piense en cuando está trabajando en un proyecto y recibe una llamada de un amigo. Sabe que necesita terminar el trabajo, pero le parece grosero no hablar con él cuando técnicamente podría hacerlo. O piense en cuando está planificando su lista de tareas diarias, pero también necesita decidir cuándo encajará sus compromisos personales. Dedicar tiempo para hacer algunas coladas al mediodía puede parecer una tarea rápida, hasta que se vea recuperando ese tiempo perdido por la noche. Al final, nunca está del todo claro cuando uno realmente está "conectado" o "desconectado".
Como alguien que ha trabajado desde casa durante 12 años y ha sido coach de gestión del tiempo para trabajadores en remoto, he visto y experimentado lo bueno, lo malo y lo feo. Descubrí que los trabajadores en remoto más centrados y efectivos establecen límites para sí mismos para poder realizar su trabajo.
Estos son algunos consejos sobre como hacer que el teletrabajo sea más productivo y satisfactorio, ya sea su forma de trabajo habitual o un día ocasional de trabajar desde casa.

Establezca un horario de trabajo

Puede sonar ridículo, pero si quiere tener un día de trabajo concentrado, imagine que no está trabajando desde casa. Antes de convertirme en coach de gestión del tiempo, mi agenda era caótica. No tenía un horario fijo para estar conectada desde mi ordenador, y a menudo programaba citas personales o hacía recados durante el día. Y como mi vida personal no tenía límites, mi vida laboral tampoco. Cuando estaba en casa, me sentía culpable por no revisar el correo electrónico comercial a todas horas del día y de la noche. Nunca sentía que pudiese descansar del todo.
Pero ocurrió un gran cambio cuando configuré "horas de oficina" para trabajar desde casa (para mí, eso fue aproximadamente de las 9:00 hasta las 18:00 la mayoría de los días entre semana) y aclaré qué era aceptable hacer durante ese tiempo. Me preguntaba a mí misma: "Si estuviera en una oficina, ¿me ocuparía de esta tarea durante el día?" Si la respuesta era no, sabía que tenía que hacer la actividad antes o después del horario de oficina. Las tareas domésticas, los recados y pasar tiempo con amigos se convirtieron en actividades que debían suceder antes o después del trabajo. Claro que todavía atendería una llamada ocasional de un amigo durante la hora de la comida, o si tenía una tarea urgente como una reparación de emergencia, me ocuparía de ella durante el día. Pero eran excepciones, no la regla. Al establecer este límite, no solo creé un tiempo de trabajo dedicado, sino que también me di cuenta de que podía centrarme en cosas personales libre de cualquier sensación de culpa "fuera de horas".

Se puede maximizar la efectividad del tiempo en casa si se configura de manera diferente a un día de trabajo típico. Por ejemplo, si trabaja desde su casa solo un día a la semana o en alguna ocasión, conviértalo en un día sin reuniones. Si no puede evitar completamente las reuniones, reserve al menos medio día para el trabajo que requiera concentración. Elija la hora que mejor se adapte a usted, según las reuniones requeridas y sus niveles de energía.
Luego defina uno o dos elementos claves que desea lograr durante este tiempo. Podrían ser tareas que requieran una hora o más de atención ininterrumpida, o podrían ser elementos que simplemente requieran un pensamiento más creativo y estratégico de lo que se pueda lograr en el entorno de la oficina. También resulta útil cerrar el correo electrónico durante este período, o al menos mantenerse alejado durante una hora a la vez. Avise a sus compañeros de las horas en las que se desconectará, para que no les sorprenda cualquier respuesta retrasada.

Ponga límites para los demás

Para que sus esfuerzos se mantengan, tenga en cuenta a las personas que podrían ver sus días de teletrabajo como días en los que simplemente está en casa. Explique a amigos, familiares y otros conocidos que los días que teletrabaja no son oportunidades para actividades no relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, si está en casa con su cónyuge, dígale: "Voy a estar conectada desde las 8:00 hasta las 17:00. Estaré encantada de hablar durante la comida, pero aparte de eso estaré ocupada". Normalmente, cuando establece expectativas y las cumple (por ejemplo, desconectándose realmente a las 17:00), los demás entenderán sus límites en lugar de dar por hecho que está disponible. (También recomiendo tener un lugar donde puede aislarse de cualquiera que pueda estar en casa, como un despacho o un dormitorio donde pueda cerrar la puerta y quedarse fuera de su vista).
En situaciones en las que podría recibir visitas inesperadas, deberá ser diplomático. Si aparece un vecino, manténgase abierto para conversar durante unos minutos, tal como lo haría con un compañero que pasa por su escritorio. Pero no sugiera que entre a tomar un café o charlar. En su lugar, emplee una salida elegante como: "Ha sido maravilloso hablar con usted, pero tengo trabajo que debo terminar", y después establezca un horario para reunirse después de horas o en fin de semana. O bien, si su arrendador le dice que quiere pasarse para hacer algunas reparaciones, propóngale una hora o un día que le resulte más conveniente a usted en lugar de dejar que él tome la iniciativa.
Si necesita realizar solicitudes no relacionadas con el trabajo durante el día, fije las expectativas de cuánto tiempo tendrá para dedicarle, en función del horario que tiene en la oficina. Por ejemplo, si su familia le pide que haga recados, estime cuánto podría hacer durante la hora de la comida, y comprométase solo a eso. Por ejemplo, diga: "Podré recoger la ropa de la tintorería y comprar leche durante la hora de comer, pero no tendré tiempo para hacer una compra completa hasta después del trabajo". O descomponga los recados en encargos más pequeños, como: "Hoy puedo dejar el coche en el taller, pero no llegaré a llamar sobre la cuestión del seguro de salud hasta mañana".
Cuando comunique sus límites, no tiene por qué hacerlo con tono de disculpa. Expóngalos de manera factual, muestre el mismo respeto por su tiempo de teletrabajo que el que tendría si estuviera en la oficina. A medida que se comunique y viva de acuerdo con estas expectativas, otras personas empezarán a asumirlas, y se encontrará teniendo más tiempo para el trabajo concentrado.

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